Perché è importante per un’azienda distruggere i documenti contenenti dati sensibili? A quali rischi un’azienda può incorrere se non lo fa?

Per distruzione dei documenti intendiamo quel processo che prevede la distruzione dei documenti cartacei tagliandoli in piccoli pezzi. Anche se il pensiero comune è quello che la maggior parte del materiale informativo venga contenuto su supporti informatici, le aziende hanno ancora l’esigenza, in quantità variabile, di distruggere materiale cartaceo contenente dati sensibili. Parliamo ad esempio di contratti commerciali, informazioni bancarie, fatture  ecc…

Nello specifico le informazioni che necessitano di essere eliminate in modo sicuro sono:

• Informazioni riservate: tutte quelle informazioni che corrono il rischio di essere impropriamente divulgate.
• Dati personali: qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione che viene identificata o è identificabile, anche indirettamente, tramite riferimenti a qualsiasi altra informazione compreso un numero di identificazione personale.
• Dati sensibili: dati personali che possono rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali che possono rivelare lo stato di salute e la vita sessuale.

La necessità di distruggere i documenti nasce principalmente per due motivi: contrastare le forme di spionaggio industriale e tutelare la privacy dei clienti e dei dipendenti. Per quanto concerne lo spionaggio, la distruzione è rimandata alla scelta dell’azienda, mentre la tutela della privacy è disciplinata dal decreto legislativo 196/2003 che obbliga l’azienda a seguire precise procedure pena severe sanzioni e ammende di migliaia di euro.

Una macchina distruggi-documenti è la soluzione più sicura sia per tutelare la propria azienda dal rischio di spionaggio industriale, sia per consentire il rispetto della legislazione in tema di protezione dei dati personali. Come per tutte le attrezzature aziendali, è importante però identificare quella più adatta per la propria struttura e per le proprie esigenze, garantendo sempre un buon livello di sicurezza.

Ermes Srl offre una vasta gamma di distruggi-documenti adatta ad ogni esigenza e ambiente di lavoro.

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